宛名の書き方：ビジネスの封筒

ビジネスシーンにおいて、封筒を使った文書のやり取りというものは頻繁に行われるものです。

1.ビジネスで手紙を出す
2.ビジネスシーンでの手紙の書き方
3.手紙の正しい折り方とは
4.宛名の正しい書き方とは

ビジネスで手紙を出す

ビジネスシーンにおいて、封筒を使った文書のやり取りというものは頻繁に行われるものです。例えば、セミナーや講演の依頼・お礼状、顧客への案内状・詫び状、取り引き先へのお礼状・詫び状など様々場面で使用されます。手紙ははがきよりもフォーマルで、より礼儀正しい印象を持たれるものです。

重要な事項や、誠意を表したい場合にははがきよりも手紙の方がお勧めです。また封筒には手紙の他にも書類や地図、チケットなどを同封することが出来るメリットもありますので、現物を直接送りたい場合にも向いています。一口に封筒といっても、実に様々な種類があるものです。

一筆箋に使われるような小さなものから、大きな書類などを送付するのに使用される大判のものまで様々です。大きさだけでなく、色やデザインも豊富ですし、洋風のものもあれば和風のものもありますので、それぞれ目的に合わせて使い分けることが大切です。書類やサンプルなどを送付したい際、その現物だけを送るのはそっけないですし、あまりいい印象を持たれません。

短くても何か一言添えておくだけで、相手の方に受け取られるイメージはガラリと変わるものです。特にビジネスシーンではちょっとした気配りの差がやがて大きな差になることも少なくありません。最初の内は難しく感じることもあるかもしれませんが、文章に慣れるということは決してマイナスにはなりません。物事をスムーズに運び、なおかつ気持ちのよい取引を行うためにも一役買ってくれることでしょう。

ビジネスシーンでの手紙の書き方

ビジネスシーンで手紙を書く場合は特にマナーを守っておきたいものです。色々な場面で書くことがありますが、基本的なマナーというものは然程違いはありません。まず、手紙の初めは頭語を入れるようにしましょう。頭語というものは「こんにちは」といった挨拶の代わりになるとともに、相手の方に敬意があることを表す大事なものです。

一般的には「拝啓・謹啓」などが使用されます。ビジネスシーンで使用する場合「前略」は不適切です。これは「挨拶を省いていきなり本題に入ります」という意味がありますので、使わないようにしましょう。頭語の後に時候の挨拶を続けましょう。難しい言葉を使うよりも、ご自分が感じるままの季節感を出す方がおすすめです。

一般的な手紙の場合、「いかがお過ごしでしょうか」といった相手の方の安否を気遣う一言を入れるものですが、ビジネスシーンにおいては「一層ご隆盛のこととお慶び申し上げます」といった、安否を確信した文にするようにしましょう。それから本文に入ります。用件や目的を相手の方に伝えるための大事な部分ですので、しっかりと伝わるような文章を心がけるようにしましょう。

文末には、相手の方に対する気遣いの言葉を述べ、最後に結びの言葉を入れます。改行して結語を入れますが、最初に使用した頭語と対になっているものを使用するようにしましょう。手紙を書いた日の日付を記入したら改行し、便箋の下方に会社名と部署名、自分の氏名を並べて記入します。最後に便箋の上部に相手の方の社名、部署名、お名前を記入しますが、自分の名前よりも大きめの字で書くようにしましょう。

手紙の正しい折り方とは

書いた手紙は一般的には３つ折り、もしくは４つ折りにして封筒に入れます。３つ折りにする場合、まずは下方から３分の１を折り、続けて上方から３分の１を重ねて折ります。封筒を裏返し、便箋の書き出し部分が右上になるようにして入れます。４つ折りの場合、２回とも手紙の下側から折るようにします。

３つ折りの時と同様、封筒を裏返しにした状態で、書き出し部分が右上に来るような向きで入れましょう。案内状や写真などを送る場合には、幅の広い洋封筒を使用することもあります。２つ折りで足る場合、下から上に向かって２つに折ります。４つ折りにしたい場合にはまず手紙を左から右に折り、続いて下から上に向かって折ります。

いずれの場合も、封筒を裏返しにした状態で、書き出し部分が左上に来るようにして入れます。ビジネスシーンで洋封筒を使う場合も縦書きの状態で使用します。洋封筒を横書きで使用するのはカジュアルな印象を持たれてしまいますので、ビジネスの場合では使用しないようにしましょう。

手紙を入れた後は必ずのりできちんと封をするようにします。セロハンテープやホッチキスなどで留めるのはよくありません。封をした後は、封じ目に「〆」もしくは「封」と記入しておきましょう。これは「確かに封をしました」という意味です。

もし慶事などで使用する場合には、「寿」や「賀」の字を使用することもあります。洋封筒を使用する場合には、開封口が右側に来るようにするのが一般的ですが、お悔やみなどの不祝儀の場合は開封口が左側に来るように向きを定めておくことが大切です。

宛名の正しい書き方とは

ビジネスの場合、和封筒でも洋封筒でも宛名は縦書きにするようにします。一般的な和封筒を使用する場合、郵便番号の右端に揃えて相手の方の住所を記入します。番地などの数字は漢数字で書きます。市町村名や、ビル名なども省略せず正しく記入するようにしましょう。住所より若干下側から氏名を記入します。

会社名は(株)など略さずきちんと書きましょう。社名や部署に送る際、敬称は「御中」になります。その中の個人に宛てる場合、社名・部署名を記入した左側にその方のお名前を記入します。もしも役職があれば、氏名の上に小さめに役職名も記入しておきましょう。その際には、お名前にのみ敬称を付け、社名などに「御中」を付ける必要はありません。

必要があれば、左下部分に外枠付を入れておきましょう。「親展」「至急」「重要」などがあります。封筒の裏面に差出人の住所と名前を記入します。正式には封筒の中央部分に封筒の継ぎ目から右端に住所を、左側に氏名を入れます。郵便番号は中央に継ぎ目を跨ぐように記入します。

もしあらかじめ郵便番号欄が左側にあるタイプのものであれば、住所と氏名は左側に記入しても構いません。洋封筒を使用する際も宛名の書き方に和封筒と違いはありません。しかし、やはり向きだけは気をつける必要があります。一般的な文書の場合、開封口は右に来るようにし、差出人の住所と氏名は左側に記入するようにします。不祝儀の場合は、開封口が左側に来るようにし、住所と氏名は右側に記入しましょう。

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