仕訳の摘要の書き方

経理の人なら知っておかないといけないのが、仕訳伝票の適用の書き方です。多くの会社では仕訳伝票の内容をパソコンに入力して処理をしていることでしょう。その入力内容が基となり、帳簿などが発行される場合が多いでしょう。

1.適用を書くことの重要性
2.会社のルールに従おう
3.摘要に支払先を記入しておく
4.仕訳伝票における適用の記入例

適用を書くことの重要性

経理の人なら知っておかないといけないのが、仕訳伝票の適用の書き方です。多くの会社では仕訳伝票の内容をパソコンに入力して処理をしていることでしょう。その入力内容が基となり、帳簿などが発行される場合が多いでしょう。適用の入力が間違うと、帳簿にも間違ったものが印刷されてしまうでしょう。

また適用をパソコンで入力するときに、摘要欄の文字数が限られている場合は短くまとめなくてはいけません。重要なポイントを入力するようにしておきましょう。仕訳伝票は借方と貸方に勘定科目を入れ、金額を記入します。しかしそれだけですと、お金のおおまかな動きは把握できるものの、詳細は分かりません。

適用には誰に支払ったものか、何のために支払ったものか、ということを書いておく必要があります。そうしなければ詳細を知りたいときに保管している証憑を探し出さなくてはいけません。毎日たくさんの仕訳伝票が発生するような会社では、一日だけでもたくさんの領収証類が経理担当者のもとに集まってくるでしょう。

そのような証憑は保存期間が終了するまで保管しておかなくてはいけません。もし過去の仕訳伝票に不明な点が見つかり、証憑を探さなくてはいけなくなったら、探し出すのが大変です。しかし、仕訳伝票の摘要欄に内容がしっかり記入してあれば、証憑を探し出さなくても内容がわかります。後から証憑を探し出すというような面倒な思いをしないためにも、適用は誰が見てもわかるように書いておくよう心がけましょう。

会社のルールに従おう

仕訳伝票の摘要の書き方は、会社ごとに違いがあるでしょう。経理は簿記の知識があれば、他の会社でも通用しそうですが、会社によって慣習が違います。前の会社でやっていたことが、新しい会社では他の方法がとられていることもあります。自分だけが独自のルールでおこなうと、混乱する場合があります。

たとえば仕訳伝票の適用の書き方でも、これまでずっと書かれていたことが書かれておらず、必要とされてこなかったことが書かれていると、別の人が見た時にわかりづらいかもしれません。この科目の場合は支払先と購入した品物の名前を書くとか、この科目の場合は日付と担当者名を入れておくなど、科目ごとに適用に入れておきたい項目は違うでしょう。

転職をした場合や、新しく経理の担当になった場合は、過去の仕訳伝票の綴りを見て参考にした方がよいでしょう。たとえば仮払金の場合は、日付や仮払をした人の名前を入れておくと、清算されたかチェックがしやすいです。仕訳伝票には長々とした説明を記入するためのスペースがあるかもしれませんが、帳簿に印刷される適用は、あまり長い文章は入らないでしょう。

そのため、適用を入力するときは、最重要ポイントを優先して入力しておくようにしましょう。しかしイレギュラーなケースで発生した伝票の場合は、説明などを記載しておくと、後で見直したときになぜそのような伝票が発生したのか理解することができます。たとえ詳しいことを入力することはできなくても、伝票に記入しておくことは大切でしょう。

摘要に支払先を記入しておく

仕訳伝票の適用欄には、誰に支払ったかということをハッキリと書いておかなくていけません。科目名を見ただけではどこに支払ったかということがわかりません。経費の伝票は、誰に支払ったかわかるように、記入しておきましょう。仕訳伝票に書かれていないことは、帳簿にも記載されません。証憑を出してこなくては誰に何のために支払ったものかわかりません。

証憑を見なくても内容がわかるようにしておかないと、会計監査や税務調査が入ったときに、支払先や使い道が不明ということで指摘を受けるでしょう。適用に書くことは、必要なことを漏れなく書くようにし、いつも統一しておくようにした方がよいでしょう。経理の担当者が他の人に変わっても、以前の仕訳伝票を見た時に不明点が出ないようにしておくようにしたいものです。

慣れないうちは、適用にどの程度詳しく書いたらよいのかと迷うことがあるでしょう。そのときは、いつ支払ったのか、誰に対して支払ったのか、どのような品物またはサービスに対して支払ったのか、いくら支払ったのかということを漏れなく書くようにします。日付と取引先、購入したものや使い道、金額を全て書いておくとよいでしょう。

またその支払いに対して、何か特別に記しておきたいことがあれば、伝票の摘要欄に書き残しておきましょう。他の人がその仕訳伝票を後から見た時に、何でこんな支払いが発生したのだろうという疑問が起こりそうなものについては、その説明を書いておくとよいでしょう。

仕訳伝票における適用の記入例

仕訳伝票の内容をパソコンにインプットすると、そのデータを基にして帳簿や試算表などが出力されてくるという会社が多いでしょう。試算表には科目と合計金額しか記載されませんが、ある科目の内訳を調べたくなったら帳簿や仕訳伝票を見れば調べることができるようにしておかなくてはいけません。

そのため仕訳伝票の摘要は、誰に何の目的で支払いをしたのか記入しておきましょう。たとえば交通費なら何月何日に〇〇電車の〇〇駅～〇〇駅区間を利用していくら支払ったということを書いておきましょう。電車やバスを利用した場合は、領収証がもらえないので、証憑として添付できません。そのため仕訳伝票にはっきりと書いておきましょう。

またタクシーを利用した場合も〇〇タクシーを利用してどこからどこまで乗ったということを書いておくようにしましょう。売掛金の入金は常顧客の場合、1ヵ月に複数の売上がある場合も考えられますので、どの売上分の入金なのかわかるように摘要欄に書いておくと照合がしやすいでしょう。

売掛金の入金があった場合は、顧客コードと名前だけでなく、売上伝票の№なども書いておくとどの売り上げ分の入金か後で調べた時にわかりやすいでしょう。また交際費の場合は、支払先を書くだけでなく、誰を接待したのかわかるように書いておきましょう。このように、仕訳伝票の適用は、誰に何の目的で支払ったということを書いておき、科目に応じて必要事項を書いておくようにすると、さらにわかりやすいでしょう。

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