工務日報の書き方

日報は、上司と部下との間のコミュニケーションツールとして使用されます。新入社員はどこの職場でも日報を一日の終わりに書いていくことになります。日報は職種によって呼び名が違います。

1.日報を書くメリットとデメリット
2.工務日報の大まかな書き方
3.工務日報の書き方のポイントと禁止事項
4.日報を読まれることによる影響

日報を書くメリットとデメリット

日報は、上司と部下との間のコミュニケーションツールとして使用されます。新入社員はどこの職場でも日報を一日の終わりに書いていくことになります。日報は職種によって呼び名が違います。営業の職場においては営業日報、普通の事務職などの業務については業務日報という風に呼びます。同じく工務店や建設会社などにおいては工務日報と呼びます。

工務日報や営業日報などを書いていく意味としては、上司や先輩から新入社員に対して対話を通じて信頼関係を築くという意味合いで利用します。日報は対話をするための有効なツールとなっています。日報をつけるという習慣をつくることでどのようなメリットがあるかですが、まず会社の上司や先輩の人にとっては新入社員の理解度を把握したり管理するという意味合いで有効となります。

また、仕事の正しいやり方を学ばせる意味でも日報をつけることは効果的です。新入社員にとってのメリットは、上司や先輩に見守られながら仕事を行うということが安心感につながっていきます。また、そのことによって上司や先輩に対する信頼感を生み出し、仕事にやりがいを感じると同時に信頼関係を育てていくことができる点も長所です。しかし、日報をつけるということにはデメリットもあります。

新入社員にとっては日報をつけることで思いのほか精神的な負担につながってしまう場合もあります。例えば、日報で書いた内容は指導者や先輩などに見せた場合に書き直しのチェックが入ります。その結果思いのほか時間が取られてしまう可能性があります。また、新入社員が思ったような回答が上司や先輩から得られないという場合も起こりえます。

工務日報の大まかな書き方

日報を利用して円滑なコミュニケーションを行うにあたっては、新入社員と指導者あるいは上司それぞれがしっかりと日報を書く意味を把握しておき、指導者や先輩は業務関係の日報を書く大切さと書き方を新入社員に説いておく必要があります。また、新入社員にとっても日報の使用目的や活用方法を上司や先輩に理解させておくことが求められています。

それでは工務日報の書き方としてまずどうやって書いているのかについては日報は基本的にパソコン上で打ち込んで文書を作成し、それをメールなどで送るという方法が現在では一般的です。以前は手書きで書き込んでいましたが、手書きでは文字を間違える可能性がありデメリットとなっていました。そのため現在のパソコンで文字変換する方がより効率的に書いていくことができるため現在の職場においては好んで使われています。

日報の書き方としては、時系列で書いていく方法と重要なことを数点書いていく場合との2つに大別されます。時系列で書いていく方法は、まず本日の業務内容をタイムスケジュール順に表にして記していきます。それから業務内容でやったことの具体的な内容についてを書いていき、所感を書いていきます。

重要なことを数点書いていく場合については、業務内容と所感を箇条書きにした上でそれぞれの業務内容の所感を書いていきます。それから日報は冒頭でも書いた通り上司や先輩と新入社員とのコミュニケーションを円滑にするためのツールでもあります。ですので、上司や先輩に対する感謝の気持ちを一言程度でもいいので入れておくようにしておくと好感度が増す文章になります。

工務日報の書き方のポイントと禁止事項

日報の書き方のポイントは、まず業務内容についてはその日のその時間に何の作業を行い、作業を行うにあたっての所要時間を明確にした上でどれだけの作業量をこなしたのかをきちんと分かりやすく書くようにします。工務日報の場合は建築関係の仕事を記載していくことになります。

工務店の場合は大工仕事が主な内容となり、建設会社の場合には建設工事全般の作業、建築会社の場合は住宅工事全般の作業を記載することになります。日報を書くときには数字についてはきちんと正確に書いていき、誰が見たとしても理解ができやすいつくりにすることが大切です。箇条書きをメインにしてまとめるように書きます。

だらだらとした文面にはしないことが必要です。作業内容の一つに対して入れる文字数は40文字から50文字もあれば充分です。日報を書く際にやってはいけないこととしてはいくつかあります。まず日報は感想文とははっきりと違うということです。ですので感想文については指導者や先輩が求めている文章ではないことを新入社員はきちんと理解していくことが求められます。

ですので、語尾に「～だと思いました」と書いてしまうことはこれは感想文になりますので避けておくことが大事です。また、自己分析については不要です。分析するのは主に直属の上司や先輩が判断することですので、自己分析をおこなうことで評価を下げてしまうことにつながりかねないためです。最もやってはいけないことは評論家気取りで書くことです。まだよくも知らない状態で批評や不満を書いていくことは職場中から反発される結果にもつながります。ですのでしないようにしましょう。

日報を読まれることによる影響

工務日報などの日報を書いた後についてですが、誤字や脱字についてはきちんと間違えないようにしていく必要があります。数字や固有名詞についても間違いがないようにしていきます。日報については自分で考えて作成するという職場もありますが、会社組織によっては書式がきちんと決められている場合もあります。

ですので書式がきちんと決められている場合は会社組織の用意する書式の通りにきちんと書いていくようにします。書式が特に決められていないときにおいては、作業時間によって決めていくようにします。時間が決められていない場合や10分の時間の場合は10行程度で充分です。30分くらいの時間の場合はA4の紙1枚にまとめて提出しておくことが通例となります。

最後に日報を読むのは上司や後輩だけではなく、直属の上司よりもさらに上の地位の人にも読まれているということを新入社員は留意しておく必要があります。日々の日報を見て上手い文章を書いたりコミュニケーションがきちんと取れていることが他の人にも確認されれば、いずれそれが重要な仕事のプロジェクトに参加できるということにもつながっていきます。

反対に自分が評論家になったつもりで指摘したり批評したりすることはやる気を疑われる可能性があり、その結果職場にいづらくなってしまうという可能性がないとはいえません。きちんと日報を継続的に書いていくことには新入社員のモチベーションを引き出し、そして自分自身の成長を早めることができます。そして日報のネタを考えるうちに業務についても考えられるようにもなります。そうした点を理解した上でしっかりと日々の業務日報を書いていくようにしましょう。

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