WEB上の規格書の書き方について

最近、食品業界ではWEB上の規格書が急速に広まっています。食品表示の正確さが求められるようになり、その商品の規格を正確に取引先に伝達することの重要性が高まっていることが、その背景にあります。

 

そのやり取りには

これまでは紙のやり取りが行われてきました。特に、紙面に社印を押して郵送でやり取りするという作業は、なかなか面倒で、一社当たり数百、数千の商品を取り扱っている場合、その作業だけでかなり煩雑な物になります。ですから、迅速さと正確さを求めて、できる限りWEB上で済ませようとしたものが、このシステムなのです。

 

現在、数社からメジャーなWEB上の規格書が使用されております。たいていの場合は大手小売店が中心になって、その会社が欲しい情報を組み込んだ規格書にしております。この規格書を納品メーカーに対して記入の要求をしていくわけです。

 

こうした規格書記入にはそれなりの書き方手順が必要になります。自由記述にすると、どうしても業界ごとに使用されている用語による記載がなされるために、そのまま使用していくと、結果として消費者に対し、正確に情報が伝わらない可能性が出てきます。

 

そこで、それらを統一させるためにできる限り

統一用語を設定し、そこから選ぶ形態になっているのです。その対策としてとられているのが、選択肢からの選択を義務付けていることです。選択肢以外のものは記載できないようにシステムに設定しているのです。

 

また、記入欄の制限もその一つの対策です。同じ行には記載できなく設定したり、必要事項が記載していなければ、エラーになって、次の工程に進めなくなるといった設定です。これは、受け取り側が提出された内容をチェックしていくという、膨大な手間を大幅に軽減していくれているのです。

 

このような方法により

大幅に規格書の内容の精度を上げることができるようになってきたとともに、変更があった場合の修正作業も機動力をもって対応できるようになって来ました。

 

WEB上のものが現在の最新版という前提が出来上がったことで、更新し忘れという言い訳ができなくなったことで、トラブルも減ったわけです。しかし、これらの規格書を入力する上では、書き方を覚え、慣れていく必要があります。

 

画面上には説明コメントが現れるものも多いため、比較的スムーズに作業はできるものの、操作がわからなくなることもあります。そのため、各規格書を記載するための講習会が各地で開かれています。

 

システム担当の人が壇上で、パソコン画面を写しながら、ポイントを説明していくのです。こういった書き方を浸透させていくための説明会は無料で行われており、これもシステムの広がりに一役買っています。

インターネット系ビジネス文書の書き方は下記も参考になります♪
タイトル:アプリケーション要求仕様書の書き方

業績考課目標の書き方

  1.業績考課目標の作成の意味を理解する 2.問題点改善のための業務も取り入れる 3.将来的な自分の成長の業績考課目標も作る 4.結果を...

法定調書合計表の書き方(平成25年度)

法定調書合計表とは、所得税法などの規定により税務署に提出が義務付けられた法定調書を総括表にしたもので、各法定調書と共に税務署に提出します。   ...

委任状の書き方:総会

委任状は、所属する団体の年に一回の通常総会などで必要とされる場合があります。委任状を書く前に、総会の日程調整がネックになります。それ以前に、通常の役員、いや副会長クラスでも...

労働保険の申告書の還付の書き方

事業を継続していると、6月くらいに労働保険料の年度更新のための書類が厚生労働省から送られてきます。この年度更新は1年単位で行われ、4月1日から3月31日までの確定保険料と概...

顛末書の文例の書き方

顛末書は業務上でミスや不祥事、不始末やトラブルを起こしてしまったときに社内に向けて内容や状況を報告するための文章です。問題が起こったことやトラブルの内容を説明して、報告する...

辞任届の書き方について

  1.辞任届とは 2.辞任届の書き方例 3.押印すべき印鑑について 4.辞任のタイミング   辞任届とは ...

文章の書き方:稟議書

  1.稟議書とは 2.稟議書の書き方の構成 3.稟議書で便利な文章と稟議書の書き方例   稟議書とは 稟...

お礼文の書き方

人間、生きていればさまざまなシチュエーションでお礼文が必要となってくることがあって、書き方、作法を知っておくと必要となった時に役立つのです。それではお礼文はどういった場...

6月の挨拶(書き出し・文頭)の例文と時候の挨拶と書き方

ビジネスや親しい人へのお手紙、またはメールなどは季節のことも含めて挨拶したいものです。たとえば、6月の挨拶などでは文頭に、初夏の候、皆様ご清祥のこととお喜び申し上げます、という風に...

アンケート調査報告書の書き方

個人主導で行うこともあれば、会社や専門業者が主導で行うこともあるのが、消費者やサービス体験者などに感想を述べてもらったり点数形式で評価を付けてもらうアンケート調査であると言...

スポンサーリンク