食品分析の依頼書の書き方 | 文章や手紙などの例文・文例や記入例　書き方ボックス

食品会社では、問い合わせも含めて、クレームの連絡が入ってきます。多くの場合は、消費者の勘違いということが多いものの、実際に異物が入っている場合もあり、常に初心に帰った、しっかりとした調査をしていく必要があります。

こうした調査を行う場合は

発見された状況の詳細を確認して現物の特定をする必要があります。そのときに、見ただけでそれがなんであるか、判明するものもありますが、特定できない場合もあります。

こういったときには、拡大鏡や顕微鏡などの力を借りて特定していくわけですが、それでもダメな場合は、外部の検査機関に提出して、分析機器で調べてもらいます。

この依頼をする場合

ただ対象物だけを渡したのでは、その成分は判明するものの、何であるかまだ特定できない場合もあります。ですから、調査依頼するときには必ず必要になる依頼書の書き方がポイントになってきます。

依頼書はその分析会社の書式が用意されていますが、決められた内容は記入例に従って記載していきます。そして、その後は発見された異物によって、臨機応変に変化をもたせます。

まず、それが植物のようなものであった場合、事前に混入しそうなものをピックアップしておきます。例えば、植物原料を使用しているのであれば、その葉や茎などです。

また、片側の色が違う金属片であれば、使用機器の破片であったり、製造工程上にある塗料片を探してきて、ともに送付し、これら比較物と比較して欲しい旨を記述しておくのです。

そうすれば、分析結果が出たときに

「それはわかったけれど、結局それは何」といった疑問が大いに減るわけです。せっかく分析に時間とお金をかけて、残念な結果に終わらないように、最初に力を注ぐことが重要なのです。

分析会社もそのことはわかっており、しっかり依頼書にその旨を記載しておくことで、比較物については一検体までは無料で分析してくれるところもあるほどです。

また、比較物を用意できなかったとしても、その出てきた結果を生かすために重要なことは、その物質が一般的にどういったところで使用されているか、情報を教えておいてもらうことも重要です。

知っている素材であれば、自社で調べることも可能ですが、特殊な素材の場合、検査会社のほうが良く知っている場合もあります。このことも、最初の段階で依頼書に記載しておくことで、検査結果書が到着するまでに調査を始めてもらえるため、スピーディーな対応につながります。

そして、場合によっては、異物の提供者から、現物を返却して欲しい、といった要望があります。検査前に言われている場合は事前通知が可能ですが、そうでない場合にも、依頼書に検体は返却して欲しい旨を記載しておくと、間違いのない対応ができます。

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タイトル：修理依頼書の書き方