人事考課の書き方・例文

たいていの会社員は毎年、人事考課を記入しなくてはなりません。記入自体、案外時間もかかります。しかし、人事考課の書き方を意識して変えるだけで、業務を効率よく遂行することができます。以下で一部、例文をもとに、人事考課の各時期にわけてご紹介します。期首、期中、期末とわけて記入する会社が多いので、３時期で分割します。

1.期首
2.期中
3.期末

期首

実は辞任届は、公務員もしくは民間企業の経営陣、つまり役員がその役目を持するという意味であり、一般的な会社員が使うものではありません。役職のない一般社員は通常、退職願もしくは退職届という形で出すことになり、辞任届を使うのは該当する一部の人だけとなります。ちなみに公務員が辞任という表現を使うのは、労働契約ではなく任用行為による勤務であるためです。

行政からの任用依頼を断る、辞するという意味で辞任を使います。自分が辞任届なのか退職願なのか、どちらに該当しているのかを理解した上で提出しましょう。但し中身の文面においては、今の仕事、役職を辞めたいという点て共通しており、特に違いはありません。

ですから中身に関しては、退職願に該当する人も参考にして構いません。表題が違うという点のみ、認識しておきましょう。また、あくまで役職を辞めるのであって、仕事そのものを辞めるわけではないこともあります。役員を持して一般社員になる場合、登記の変更手続きに必要であるとして、辞任届を提出する場合もあるのです。

まず、期首に目標設定をします。最終的な人事考課の目的は、会社としては人件費等予算を算出するため、上司は部下と現状の理解を一致させるため、また会社や部門としての現状、目標を意識するためです。そして部下にとっては何かというと、自分に負荷をかけて自己成長することが目的です。まず、記入させられているという気持ちをすて、自分自身のために記入するという意識をもちましょう。

ここで大切なことは、少し背伸びをしないと届かない基準を設定することです。いきなり高い目標を設定しすぎてしまうと、何も目標を達成することができず、よって評価することができなくなってしまいます。また、達成個数が少ないと、低い評価を招いてしまいます。低い評価を受けると誰しも意欲が減少するでしょう。そうなると、自分を成長させるという人事考課の目標からも逸れてしまいます。それでは、どのような文を意識して書けば良いのでしょうか。

以下に良い例の一部をあげます。

例文

前期と比較して２０パーセント増の１億円を新規契約目標とする。また、新規契約を提案する顧客に関しては、以前購入していただいた商品に関して、追加要望がないかどうか、顧客目線にたち、ヒアリングを行う。ポイントは、数字を多様すること。例にあげた中では、「２０パーセント」、「１億円」です。そして、上述のとおり、少し背伸びしないと届かない数字を意識することが大切です。

また前期等の比較要件を入れて常に意識を向上させ、意欲を表現することです。そして、業務での自分の理想像を設定し、それに近づける行動も目標にすることです。例にあげた中では、「顧客目線にたったヒアリングを行う」という行動です。さらに、ヒアリングを行った後の具体的な数字的目標を掲げると、より高い目標にすることができます。また、「顧客目線にたったヒアリングをする」という部分を掘り下げて、アンケート用紙を作成するなど、行動を具体化すると、さらに目標を増やすことができます。

目標を増やすことができるということは、評価できる材料を増やすということにもつながります。逆に悪い例だと、「多く」、「もっと」、「良くする」など、前向きな言葉ではあるが、抽象的な場合です。どの程度達成できたかを評価することができません。また、抽象的な言葉の場合は、人によってイメージする度合いが異なるので被評価者、評価者との間で認識のずれが生じます。認識のずれが生じてしまうと、部下が評価レベルに達していない、上司が評価してくれないなどの不満につながってしまいます。

自分の理想像の設定は、コンピテンシーを導入している会社であれば、それを利用すると良いでしょう。そして、同時に大切なことは、会社として部門としての目標にそった自分の目標を設定することです。そのためにも、上司の方はきちんと伝える必要があります。被評価者はそれを意識して目標をたてなければ、自己満足の目標となり、会社が求める行動から逸れてしまいます。そのため、例えば会社、部門として、販売数の向上を第一にしているのであれば、販売数を取り入れた内容にする必要があります。

期中

期首の目標を期中での現状評価します。いざ期首に目標を掲げても、不可避のトラブルで業務が滞ることもあります。その場合も、その現状を客観的に把握し、自己評価しましょう。そのためには、日頃から上司、部下と報告を密にし、お互い知らないトラブルがないようにしておくことが前提となります。逆に、トラブルから回復させる手腕も評価に値する場合もあります。それは、自己評価に盛り込み、改めて期末に向けた目標を意識しましょう。最終的には期末に評価をするからと、期中で自分に甘い評価をせずに、客観的に評価することが大切です。

そのためにも、期首に数字を多く目標に取り入れていれば、客観的に評価することができます。そして、最終目標のうち何パーセント達成できたかを確認し、残りの期間と照らし合わせて業務を調整しましょう。業務を遂行していると、目標にした業務以外にもトラブルや追加業務で滞ることも多くあります。なので、期首から期中にかけては半分程度の達成度は目標としましょう。

それに満たない場合は、何か前期の中の業務のやり方に問題があると思われるので、その問題点を認識することが重要です。そして改善点も期中評価に記述するようにしましょう。上司の方は、期中では評価することだけを目標とせずに、部下の現状を理解するよう傾聴しましょう。

会社、部門の目標から被評価者の目標に優先順位をつけ、被評価者が窮地にあるようであれば、人員の調整、業務分担を試みるなどして、フォローすることも必要な場合もあります。そのためにも、一人ずつ時間をある程度かけてガイダンス、ヒアリングすることが大切です。ガイダンスの後に改めて、上司から指摘された部分があれば意図を理解し、修正します。

期末

期首にたてた目標を最終評価します。人事考課の最終段階です。被評価者、評価者ともに、客観的な評価につとめます。翌期も同じ担当が続く場合もあるので、翌期のことも意識して評価しましょう。なぜなら、今期できなかったことが、翌期の目標とすることができ、評価している最中こそ反省点や改善点が見えてくるからです。人事考課表にはそのような記述をするところがないので、自分で翌期にも意識し直せるように記述しておきましょう。

コンピテンシー評価がある場合は、他の従業員もコンピテンシー目標を設定しています。部門としてコンピテンシー目標を統一する会社もあるでしょう。そのため、他の従業員の行動も日頃から観察して、良い行動を認めることも大切です。客観的に自己評価をし、他の従業員の良い行動は、あらたな自分の目標とするようにしましょう。言葉で理想的行動を掲げるよりも、目にした他人の行動の良い部分を真似る方が、イメージしやすいからです。期末評価では上司の方は、部門のメンバーとしての評価を客観的にするようにしましょう。

そして、どの部下にも評価に値する点、改善すべき点を伝えるようにしましょう。日頃から、部下の行動を観察していれば、必要以上に時間をかけているか、必要以上に丁寧すぎないか、求められているレベルに満たない前に仕事を終えていないか、コミュニケーションが不足しているか、など、各人の癖が見えてきます。本人も自覚していない癖も多くあるので、会話の中で気づきを与えると良いでしょう。

また、求められているものが遂行された場合に評価されることが前提なので、各被評価者が求められていることを気づかせることも人事考課で重要となります。被評価者はガイダンスの中での気づきを次期の人事考課の記入に活かすようにしましょう。

以上、各時期にわけて人事考課の書き方について記述しましたが、常に意識する必要があることは、人事評価は相対的なものであるということです。会社が最終的に給料を支給できる額は限度があります。そのため、つけられる評価レベルの各人数にも限りがあります。なので、チームの一員として目標を同じくしながらも、各社員が自己成長していくことが最終的な目標です。

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タイトル：人事考課の書き方・例事：事務編

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