交通費明細書の書き方
-
人に読みたいと思わせる書き方のコツ
1.文章に見出しを載せる 2.文章全体だけでなく、段落ごとにも起承転結をつくる 3.パソコンで描く場合は、字体は明朝よりMeiryo UIの方が読みや...
-
お布施の書き方
お布施といえば、葬儀や法事などで僧侶が読経したり戒名や法名を授けた後に渡す謝礼として金品を渡すことを誰もが想像しますが、本来は他人に対して財物などの施しをしたり、相手にとっ...
-
履歴書資格の書き方
1.免許、資格欄の書き方の基本 2.記入欄に書いても困らないものについて 3.特殊な資格や免許などを書く場合 4.取得予定の資格につい...
-
「ご多様・ご多忙・お忙しいところ」の違いと使い分け方と書き方
先方に対して用件を伝える場合、あるいは、依頼などの本文に入る前の前置きとしてや詫びとして、使う言葉では「お忙しいところ申し訳ありませんが」や「お忙しいところ恐れ入りますが」という文...
-
ニュージーランドの手紙の書き方のお礼
旅行やホームステイ、留学等でニュージーランドに滞在していた方が日本に帰ってきてから手紙を書くことがあるでしょう。ニュージーランドに滞在中にお世話になった方にはお礼の意味を込...
-
ブログの書き方について
今は自分でブログを書く人が増えています。なぜブログを書こうと思うのかは人それぞれです。 例えば、自分の日記として日々を残したかったから 新しい自分を...
-
謝罪（交通事故/加害者から被害者へ）の例文とマナーと書き方
日々の暮らしの中で文章を書くことは多いです。いまは、携帯やパソコンの普及によって、実際にペンで文字を書く作業は減ったものの、キーボードを使って書く作業は増えているといえます。 ...
-
卒業式の祝辞：用紙の書き方
1.お祝いの言葉、祝辞 2.卒業式の祝辞 3.祝辞に使われる用紙と書き方 お祝いの言葉、祝辞 ...
-
「～の上」の意味と例文と書き方
「～の上」の意味と例文 「～の上」は、何かと何かとの関係を表す言葉です。おおまかには、「上」を位置として捉え、そのままの上部という意味で使用する場合と、概念としての「上」を表...
-
【8月】手紙の書き方
1.取引先へ向けた時候の挨拶の書き方 2.知人・友人などへ向けた時候の挨拶の書き方 3.親しい相手へ向けた時候の挨拶 4.手紙を書くメリッ...
交通費明細書とはどんな時に必要？
交通費明細書とは、その名の通り移動手段として使った交通費の詳細を一覧にしたものです。どんな時に必要になるのかと言えば、お勤め人の方は業務で移動するときに立て替えた電車賃、バス運賃、タクシー代などを会社に請求する際や、事故や病気で通院したときの交通費を保険会社に請求する際、確定申告で医療費控除を受けるときに通院のための交通費を申請する際などです。
受け取った側は、その明細を確認し、正しく申請がなされているかを確認します。ですので内容は正確なものを書かなくてはなりません。また、会社は監査が入った際に経費精算が正しくされているのかどうかもチェックをされます。不正が無くクリーンであることが一目で判断できるようなわかりやすい明細を書くことを心がけましょう。
明細書に必要な項目は？
まず「使用した日の日付」です。何年何月何日に使用したのかを明記しましょう。それぞれの交通機関では消費税率の変更や、諸事情に合わせて料金の変更が行われています。適正な申請がされているのか確認するにはいつの利用分であるかが重要になります。
そして「利用区間」です。どこからどこまで利用したのか、電車であれば駅名、バスであればバス停の名前、タクシーであれば土地の名前もしくは施設の名前を明記してください。タクシー利用の際には「渋谷」とざっくり書くのではなく、例えば「渋谷東急百貨店本店前」など細かく書いておくと良いでしょう。
次には「支払先」です。電車であれば鉄道会社の名前、バスであればバス会社、タクシーであればタクシー会社の名前です。利用区間と合わせて、利用した会社・路線がわかれば申請された利用額が適正であるかが判断できます。
勿論、その「利用金額」もです。利用区間だけでは色々なルートがあり、いくらかかったのかわからない場合もあります。正しく自分が立て替えた利用料金を明記してください。最後に「何のために使用したのか」です。会社に請求する場合はどんな業務の一環として利用したのか、医療費に付随するものであれば何の通院のために使ったのか、明確に記してください。
私用ではなく業務や治療の一環として利用したと証明されなければその交通費は認められないでしょう。深夜割増料金の時間帯にタクシーを利用した際には、普通料金と差が出てしまい適正な申請になっているのか判断が難しくなりますので、その旨も明記しておくとよいでしょう。バスの深夜料金も同様です。
また、タクシーを使用した際には、深夜までの業務で公共交通機関が利用できなかった為や、足の骨折で歩行が困難だったため、など、なぜ電車やバスを使わずにバスを利用したのかを明記しておくと申請が通りやすくなります。さらに、深夜にタクシーを利用した際には領収書の日付が翌日になってしまう可能性もあります。前日の業務のために深夜の移動があり、日付が翌日になっていることも明記しておくと更に良いでしょう。
例文
基本的な交通費明細書の書き方は下記の例文を参考にしてみてください。
＜例文１：片道の場合＞
利用日：2015年3月1日
利用区間：恵比寿駅～中目黒駅
支払先：東京メトロ(日比谷線)
利用金額：160円
利用目的：○○銀行と××の件打合せ
領収書の添付も必要です
電車やバスは区間とルートによって申請された利用料金が正しいものかどうかが判断できますので、領収書の添付は必要ありません。130円の電車代の領収書を毎回駅員さんに貰うのは大変ですからね。ただ、タクシーは車の込み具合や、タクシーの運転手さんの腕次第で利用料金が変わってきます。正しく申請されているかどうかは領収書を見て判断するしかありませんので、必ず領収書を添付してください。
また、電車でも新幹線などの特急に乗った際には、特急に乗ったのか、普通列車に乗ったのかの判断は領収書を見ないとわかりませんので、領収書を添付してください。注意しなければならないのは、昨今電車、バス、タクシーでもICカードが利用でき非常に便利になっておりますが、このICカードのチャージ料金を交通費として申請することは基本的にはできません。
月に何度も交通機関を利用し、利用ごとに明細書を書くのは非常に面倒ですので、ICカードで一括で交通費の申請を済ませてしまいたくなりますが、便利がゆえに、コンビニやスーパー、飲食店などでこのICガードを利用して精算することができ、本当に該当の交通費として全額が利用されたのかを証明できないからです。
これは申請先のルール、申請者の役職や立場によっても違いますので、一度確認してみてください。もし認められる場合には、必ずチャージ料金の領収書の添付を忘れないでください。駅の自動券売機でチャージした際でも、領収書ボタンを押せば領収書が出てきます。以上のようなことを心がけながら、交通費明細書を正しく作成してみてください。
医療費控除の申請書の書き方など他の色々な書き方は下記の記事も凄く参考になります♪
タイトル：医療費控除申請書の書き方
タイトル：医療費控除の交通費の書き方
タイトル：通勤届の書き方