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交通費明細書とはどんな時に必要？
交通費明細書とは、その名の通り移動手段として使った交通費の詳細を一覧にしたものです。どんな時に必要になるのかと言えば、お勤め人の方は業務で移動するときに立て替えた電車賃、バス運賃、タクシー代などを会社に請求する際や、事故や病気で通院したときの交通費を保険会社に請求する際、確定申告で医療費控除を受けるときに通院のための交通費を申請する際などです。
受け取った側は、その明細を確認し、正しく申請がなされているかを確認します。ですので内容は正確なものを書かなくてはなりません。また、会社は監査が入った際に経費精算が正しくされているのかどうかもチェックをされます。不正が無くクリーンであることが一目で判断できるようなわかりやすい明細を書くことを心がけましょう。
明細書に必要な項目は？
まず「使用した日の日付」です。何年何月何日に使用したのかを明記しましょう。それぞれの交通機関では消費税率の変更や、諸事情に合わせて料金の変更が行われています。適正な申請がされているのか確認するにはいつの利用分であるかが重要になります。
そして「利用区間」です。どこからどこまで利用したのか、電車であれば駅名、バスであればバス停の名前、タクシーであれば土地の名前もしくは施設の名前を明記してください。タクシー利用の際には「渋谷」とざっくり書くのではなく、例えば「渋谷東急百貨店本店前」など細かく書いておくと良いでしょう。
次には「支払先」です。電車であれば鉄道会社の名前、バスであればバス会社、タクシーであればタクシー会社の名前です。利用区間と合わせて、利用した会社・路線がわかれば申請された利用額が適正であるかが判断できます。
勿論、その「利用金額」もです。利用区間だけでは色々なルートがあり、いくらかかったのかわからない場合もあります。正しく自分が立て替えた利用料金を明記してください。最後に「何のために使用したのか」です。会社に請求する場合はどんな業務の一環として利用したのか、医療費に付随するものであれば何の通院のために使ったのか、明確に記してください。
私用ではなく業務や治療の一環として利用したと証明されなければその交通費は認められないでしょう。深夜割増料金の時間帯にタクシーを利用した際には、普通料金と差が出てしまい適正な申請になっているのか判断が難しくなりますので、その旨も明記しておくとよいでしょう。バスの深夜料金も同様です。
また、タクシーを使用した際には、深夜までの業務で公共交通機関が利用できなかった為や、足の骨折で歩行が困難だったため、など、なぜ電車やバスを使わずにバスを利用したのかを明記しておくと申請が通りやすくなります。さらに、深夜にタクシーを利用した際には領収書の日付が翌日になってしまう可能性もあります。前日の業務のために深夜の移動があり、日付が翌日になっていることも明記しておくと更に良いでしょう。
例文
基本的な交通費明細書の書き方は下記の例文を参考にしてみてください。
＜例文１：片道の場合＞
利用日：2015年3月1日
利用区間：恵比寿駅～中目黒駅
支払先：東京メトロ(日比谷線)
利用金額：160円
利用目的：○○銀行と××の件打合せ
領収書の添付も必要です
電車やバスは区間とルートによって申請された利用料金が正しいものかどうかが判断できますので、領収書の添付は必要ありません。130円の電車代の領収書を毎回駅員さんに貰うのは大変ですからね。ただ、タクシーは車の込み具合や、タクシーの運転手さんの腕次第で利用料金が変わってきます。正しく申請されているかどうかは領収書を見て判断するしかありませんので、必ず領収書を添付してください。
また、電車でも新幹線などの特急に乗った際には、特急に乗ったのか、普通列車に乗ったのかの判断は領収書を見ないとわかりませんので、領収書を添付してください。注意しなければならないのは、昨今電車、バス、タクシーでもICカードが利用でき非常に便利になっておりますが、このICカードのチャージ料金を交通費として申請することは基本的にはできません。
月に何度も交通機関を利用し、利用ごとに明細書を書くのは非常に面倒ですので、ICカードで一括で交通費の申請を済ませてしまいたくなりますが、便利がゆえに、コンビニやスーパー、飲食店などでこのICガードを利用して精算することができ、本当に該当の交通費として全額が利用されたのかを証明できないからです。
これは申請先のルール、申請者の役職や立場によっても違いますので、一度確認してみてください。もし認められる場合には、必ずチャージ料金の領収書の添付を忘れないでください。駅の自動券売機でチャージした際でも、領収書ボタンを押せば領収書が出てきます。以上のようなことを心がけながら、交通費明細書を正しく作成してみてください。
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