FAX問い合わせの書き方

FAXを送信する際は、電話や手紙とは別に独自のルールやマナーがあります。問い合わせなどを送信する場合はこれらの決まりを守って送信しましょう。

1.FAXを送る前にすべきこと
2.原稿の書き方
3.送り状の書き方
4.送り状本文に記すこと

FAXを送る前にすべきこと

送る前には、送り先に電話連絡をすることが求められます。結局FAXを送るのだからわざわざ電話で言う必要はないのではないかと思われる方もいますが、事前に連絡をしないと、先方で現在受け取る人がいるかどうかわかりません。また、特定の個人や部署に仕事上の問い合わせで送信する場合、他の人に見られてしまう可能性がでてきます。

それらを避けるためにも事前の連絡は必ず行いましょう。ご送信があってはいけません。送信前には何度も相手の番号を確認してください。それでも不安な場合は、送信後に先方に電話を入れ、届いているのか確認を取りましょう。また、内容によっては枚数が多くなり、先方のFAXの印紙切れ、インク切れなどが原因ですべてを受け取れないという可能性も出てきます。

事前連絡の際に何枚程になりますが構いませんかと尋ねることも行ったほうが確実でしょう。目安としては5枚より多いのであれば必ず事前確認したほうが良いです。もし難しいのであれば、受け取り可能になった時に連絡を貰う、可能な枚数分だけで先に送る、急ぎでなければ郵送など他の手段をとります。

加えて送る時間についても注意しましょう。電話連絡で可能な時間も確認することができますが、自営業や担当者の自宅に直接送るのであれば深夜や早朝の時間帯は迷惑になるので避けるのです。

原稿の書き方

ビジネスに関係する場合、資料として図表やカラー写真、イラストなどを加えることもありますが、FAXで送信する場合、それらが見づらくなる可能性もあります。小さい、もしくは薄い色の文字なども含め、事前に拡大や濃淡の調節を行ってから送信することを心がけてください。

見にくい場合再送を頼まれることもあり、手間がかかってしまいます。更に、送る前にすべきことの項でも述べましたが、FXAの受け取りを誰が行うか分からないこともあるので、下記の送信状の宛名や差出人欄はともかく、内容については個人情報を記載するのは極力控えてください。

送り状の書き方

原稿と併せて送信するのが送り状で、原稿は伝えたいことのみを記し、宛名や差し出し人の情報などはこの送り状に書くのが一般的です。用紙のサイズは原稿と同じかA4、横書きでビジネス書類などで用いられる書式と同じになります。まず冒頭にFAX送り状と表題を明記します。中央揃えで他の文字より大きいサイズに設定してください。

次に右揃えで送信日を記入します。自分だけではなく、相手にも書類がいつ届いたのか判別しやすくするためであり、場合によっては時間や午前午後の表示を付け加えたほうが良いこともあります。次は送り先の情報です。会社であれば企業名と部署名を正式名称で、担当者の名前を様付してFAX番号を左揃え、通常の横書き文章と同じ書式で記します。番号を記しておくことで送信の際の間違いを防ぐこともできます。

個人宅の場合は住所と氏名、そしてFAX番号を記しましょう。その次は差出人、つまりこちらの情報を記入します。こちらも会社の場合は社名と部署名、そして氏名及び電話番号、FAX番号の順で記入しましょう。もし間違って送ってしまった場合も、間違いだという連絡をしてもらうことができますし、先方が連絡したいと思った場合もすぐに対応できるからです。電話番号も書いておくことで、すぐに連絡が取りたい場合にも対応しています。

送り状本文に記すこと

以上のことを記入したら本文です。本文では送った内容について記入しますが、まずは挨拶文です。いつもお世話になっておりますという例文のような形で良いので一言入れましょう。その上で、下記について送付したのでご査収お願いしますという文を加えます。その下に見出しのように大きめの文字で送信内容、またその後の連絡方法に関しても一言入れると丁寧な文章になります。

企業によってはテンプレート用紙があり、折り返し連絡については確認だけで良い、折り返し必要、こちらから連絡するという項目があらかじめ記入されていて、いずれかにチェックをいれる選択式になっている場合もあります。該当する項目にチェックを入れるのも良いですし、テンプレートがない場合は何時にこちらから連絡致しますと連絡方法を直に記入しましょう。

特に指定がなければインターネットなどで配布されているテンプレートをダウンロードして記入するという方法もあります。その下に改めて文章にて、問い合わせ書類を送信いたしましたのでご確認をお願いいたします。というように内容について触れます。最後は右揃えで送信枚数を記入しましょう。全部が届いているのか先方にしっかり確認してもらうためです。本状を含むというように、送信場を含めて何枚であるという書き方をすれば、計算間違いを防ぐことができます。

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