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委任状とは本来なら自分で提出するべき書類などや自分の意志を第三者に委ねることを表明する文書のことです。公的な物から各会社のものまで、様々な場面で必要となってきます。
委任状を書く前に知っておくべきこと
第三者に委任する際に注意が必要なのは、委任状を書くということは大抵が重要な案件であるということです。一度、委任するとその案件に関しては、全ての権利や決定権を委任した人に委ねることになるということです。つまり、本人の意思とは違うことが、もし起こってしまっても取り返しがつかないということです。
不動産関係や金銭の絡む案件ですと、この第三者による意図しない行為によって自身が不利益を被る場合が起こりかねませんので、委任する人は厳選し、信頼のおける人にのみ依頼することにすることが大切です。またこのようなリスクが起こりうる覚悟をしておくことも必要です。
また、委任された人もその気がなくとも、間違いや不備が起きる場合があります。その際の責任の所在などはきちんと受ける前に確認しておきます。親しい間柄でも、よかれとして引き受けたことが後々にトラブルとなり、大切な人やその信頼を失う可能性もあるということを知っておき、自分には荷が重いと思われる案件は断るようにします。もしどうしても断り切れない場合は書面などでトラブルに関する確約をとっておいた方が安心です。
委任状の書き方の注意点
提出先によっては規定の用紙を用意している場合もありますが、もし既定のものがない場合や既定のものでは内容が書ききれない場合などは自分で委任状を作成することになります。その時の注意点と必ず書くべき項目というものがあります。この内容をきっちり書いておくことでトラブルを未然に防ぐことができます。
まずは、代理人の氏名を書きます。このとき氏名だけではなく、住所も記載するようにします。この住所を書くことにより、代理人を特定することができます。代理人との関係を明確にするために必要ですので、氏名は必ず記載しておきます。また、できることなら代理人の生年月日を記載しておくとより明確に代理人の特定が行えます。
次に、委任する内容を記載します。この部分が重要で委任事項はできるだけ明確に詳しく記載します。文言があいまいな場合には、代理人の都合などにより委任内容を歪曲されてしまうことも起こりえますので注意が必要です。また、できるだけ書き足せるような白紙を作らないようにします。
白紙部分に勝手に書き足されたものであっても法的に効力が発生する場合がありますので注意が必要です。次に、委任状を濫用されないために作成年月日と有効期限を記しておきます。委任が作成日より以前からの場合には委任した年月日も記載しこの日から委任している旨を記しておきます。
最後に、依頼した本人の氏名と住所。そして可能であれば生年月日も記載しておきます。そして押印しますが、この時提出先によっては実印でないと受け付けられないこともありますので、実印を押しておく方が安心です。ゴム印やシャチハタも認められない場合がありますので、なるべく避けます。
委任状の例文
委任状には様々な様式がありますが、一般的には下記の様式と例文が使われることが多いです。縦型の用紙に横書きで書く場合が多くなります。一番上の左側に提出先の会社名や役所名、または氏名などを記載します。そして題目として上部中央に「委任状」と少し大きめに記し、段落を変えて代理人の住所・氏名・生年月日を記載し、「上記のものを代理人と定め、下記事項についての権限を委任いたします。」と書きます。
そして、「記」と記しその下に委任内容を記載します。「委任事項」で初め、できれば番号をふっておくと内容が明確になります。また、この委任事項の後には「止め印」をしておくか、「以下余白」と記しておきます。こうすることで、白紙部分に勝手に書き足されたりする危険を防ぐことができます。そして最後に、委任した年月日をできれば元号から記し、委任者の氏名・住所・生年月日を書きます。この時に先に挙げたように押印を忘れないようにします。
上記のように委任状は法的な効力の発生するものでありますので、きちんとした書式で間違いのないように記載することが大切です。また、必ず依頼者本人の直筆で書きます。代理人による記載はトラブルの元となりますし、提出先によっては受付不可能なところも多くなります。
またまれに、「捨て印」を押す人も見受けられますが、「捨て印」を利用して、勝手に記載内容を書き換えるなどのトラブルが現実に起こっていますので、捨て印は押さないようにします。また記載後には必ずコピーをとっておいたり、日付の入った画像をデータとして残しておいたりすることも大切です。これらを保管しておくことで、後にトラブルが起こってしまった際には重要な証拠として対処できるようになります。
委任状の書き方など色々な書き方は下記の記事も参考になります♪
タイトル：自動車委任状の書き方