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作業報告書は報告書のなかでも頻繁に書く機会が多い報告書です。作業日報、会議の報告書なども作業報告書にあたります。定期的に作成しなければいけないタイプと、不定期でその都度作成するタイプがあるのですが、定期的に報告をする際は、大半が会社や提出先によって書き方が決められています。作業報告書の必要性、誰が何のために書く必要があり、誰が読むのかなどを意識した上で、提出する期限は必ず守って、ありのままを正確に、誰もが読んで理解できるように報告しなければいけません。
作業報告書の例を見てみる
作業報告書の例をここでは紹介しますので、一度例文を見てみてみましょう。日々の作業を報告するためにあるのが作業報告書です。最初からテンプレートが用意されているケースが大半で、それに合わせて書いた上で提出をすることになります。内容は完結に、わかりやすく、しかし誰でもわかるように具体的に書かなくてはいけません。
自分の作業した内容を他人に把握してもらい、自分が何をしてきたのか再確認できるようにするためにも、記録を残すことはとても大事なことで、とても大切な役割を果たします。後日誰が見返しても内容がわかるように書かなくてはいけません。
作業報告書
報告先 田中係長 日付
部署 営業部 名前：山本 祐太郎 印
業務
時間 備考
内容
10時半～ A社へ依頼されてた商品のプレゼンで訪れる
12時 社に戻り会議 ある程度の案がまとまった
13時半～ 新商品のサンプルチェック 販売促進部とチェックする
15時～ 新商品のプレゼンのためのレクチャー。この商品の最大の魅力は効率性。
16時～ 社内報に商品と営業部の関係性を掲載するための原稿作成
特記事項 現段階のサンプルはまだサンプル段階であり改良の余地があるため次回会議にてさらに話を詰める予定。
入れるべき内容について
作業報告書にはどのような内容を入れるべきなのでしょうか。例文を見て何が必要な情かだいたいわかったでしょうか。具体的なことはできるだけ具体化して盛り込む必要があります。例えば現在の進行状況や、相手の反応、いつまでに行うのかなどの期限も記載しておくと明確です。全体の動きが把握できるようにする必要があります。
また、なにか作業をしていて問題やトラブルが起きた場合には、日報、報告書のどこかにその件をわかりやすく明記した上で上司に報告する必要があります。そのトラブルに対しての作成者が考える対策、考えなども一緒に記載しておくことで、事が大事になるまでに、上司が適切に判断した上で対応してくれることになります。
備考や特記事項を使うことで内容を充実
報告書に備考欄を作ったり、特記事項の欄を作ることによって、内容を充実させることにつながります。例えば全体的な営業成績がどうなっているのか、面談した相手が発言した言葉で印象的だった言葉、こちらが提案したことに対しての相手の態度、これからの展望といったことも記載しておくと今後に役に立ちます。
内容によっては、備考欄に書くことができない、特記事項だけでは収まらないこともあるでしょう。その場合は収めるのではなくて、ほかの用紙に書いてもいいでしょう。備考欄に詳細別紙参照、または詳細は別紙に添付などという一言を付け加えておくといいでしょう。日報の場合は特に正確に書かなければいけないこととして、数関係は重要です。
日時や数量、製品番号、なにかの番号など数字関係の文字が出てきている場合には作成仕上がってから、正しいのかどうか、今一度チェックする必要があるでしょう。桁が多い場合には桁数を間違えて報告していることもありますので、桁数を間違えていないかどうか、その点をチェックしておきましょう。
割合で記載している場合にはそれぞれの要素を足した合計が100パーセントになっているのかの確認も必要です。報告書を見て上司が発注をしたり、さらに上へ報告をするような場合には、数字を間違えると大変なことになりますので、数字の報告は特に注意しましょう。
報告書の書き方はこのように誰にどのような報告をするのか、それによっても書き方が違ってきますし、必ず記載しなければいけない内容なども違ってきますが、どのような報告書であっても共通して言えることとしては、必ず数字などは明確に記載しておくこと、そして何を伝えたいのか、何を報告しなければいけないのか、その点をはっきりしておくことが重要です。
何を報告したいのか、記録として今後残すのか、なぜこの報告書を記録として残しているのかその意味についてわかっていなければ、報告すべきことを報告できない、意味のない報告書になってしまい、それでは意味がありませんから、なぜこの報告書を作成する必要があるのか、それをはっきりとさせた上で、整理して、誰が後で見てもわかりやすいようにまとめて書くことが重要です。慣れるまでは時間がかかるでしょうけれど、慣れれば何を書けばいいのか考えなくてもわかってくるでしょう。
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