内示書の書き方

pixta_tegami_01

内示書の書き方がわからない人のための書き方について例文を交えて見ていきますが、そもそも内示書は発注書やその他の文書と何が違っているのでしょうか。発注書の前に内示書が出されることもあります。違いも含めてみていきます。

 

  1. 1.内示書と発注書の違い
  2. 2.書き方を調べても載っていない
  3. 3.正式な文書ではない
  4. 4.伝える内容が記載されていれば書式は自由
  5. 5.契約をする前の段階
  6. 6.伝えたい内容が伝わればいい

 


内示書と発注書の違い

pixta_tegami_02

内示書というのはもともと定義があるわけではないので、その書面に決まりはありません。情報を提供する前もって提供するための書面といった考え方がいいかもしれません。例えばこれからいくら単位の発注があるので、それを分かっておいてもらいたい、そういった形でこれから発注がある場合に前もって知らせておくための文書として考えるといいのでしょう。

 

これは発注書の前の内示だけではありません。採用内示書というものもあります。これはこれから採用する予定であるということを報告するための内示です。種類が色々とありますが例として発注書と内示書で違いを見ていく場合には正式な発注をするための文書が発注書で、その前段階、それが内示であるという認識がわかりやすいでしょう。

 

金額をまだ計算していないけれどこれだけ発注する予定でいるのだということを先方に伝えるものが内示で、その後金額なども計算して補充した上で出すのが発注書ということで認識しているといいかもしれません。内容的には本決まりではなくて、情報をあらかじめ提供しているのだという認識です。

 


書き方を調べても載っていない

pixta_tegami_03

書き方がわからなくてインターネットで調べたという人もいるかと思いますが、内示書の書き方がどこにも掲載されていない、例文すら、テンプレートすらないので困ったという人もいるでしょう。しかしこれはなくても当然なのです。

 

内示ですから、まだ公表されるモノの前の、つなぎとして非公式な文書ですから、基本的にテンプレートが社内であったとしてもそれが外に漏れることがないのです。親切な会社がテンプレートを公開してくれているのなら話は別ですが、大半の場合が、基本は雛形があったとしても公表していないことの方が大半なのです。

 


正式な文書ではない

pixta_tegami_01

正式な文書を出すまでのつなぎとして出される非公式文書と考えるとわかりやすいでしょう。内容は発行下日付、件名や、例えば発注書であるならば、今後発注する予定の数、見積書番号などを記載することになります。

 

本決まりではない、正式ではないゆえに、そこに記載されている数ももちろん変わることもあるでしょうし、そこに記載されている金額なども変わることはあるのです。むしろまだ金額などは計算する前の段階で出すこともあります。ですから本決まりではない、とりあえずの文書です。

 


伝える内容が記載されていれば書式は自由

pixta_tegami_01

基本的には正式な文書ではないので、伝えたいと思っている内容が記載されていればそれで書式は自由となっていますから、自由に記載することができるのです。詳しいことを記載しなくてもいいのです。

 

そして先方にとりあえず知っておいて欲しい内容を記載していればなにを書いてもいいのです。まだこの段階では、本決まりではないので、それから先この内容が変わったとしてもそれは構わないのです。これが本決まりをしてからの発注書だと、困りますが、まだ本決まりではない段階ですので自由な書式でいいのです。

 


契約をする前の段階

pixta_tegami_01

内示を出すということは内々に示すという文字のとおり、契約をする前の段階ですので、まだ契約をしているというわけではありませんから、それが本当に決まっているわけではありません。先方の原材料や部品の仕入れ具合、生産計画の都合で、内示をあらかじめ出しておいて、準備をしておいてもらう。

 

これは製造発注などをする際には一般的なことで、内示受注と言ったり、内示注文、発注内示などと呼んだりしています。どこの業界でもあることなので製造業に限ったことではありませんので、それ以外の業界でもしばしば内耳を出す場合にはこれを発行しています。

 


伝えたい内容が伝わればいい

pixta_tegami_01

伝わって欲しいと思っている内容が明確になっていればいいでしょう。特に重要なのが、いつごろ、そしてどれくらいといった数量的な部分です。場合によってはいつごろ、数量的な部分が明確になっていない内示もありますが、それでは意味がないのです。あらかじめ段取りをしておいてもらうためのものなので、数量やいつごろなどの具体的な部分ははっきりさせておく必要があるでしょう。

 

書き方はいたって自由ですので、堅苦しい文書でもありませんから、自由に記載することができます。記載にあたっては、先ほども言いましたが明確にしなければいけない部分は明確にしておく必要があります。それを何のために出すのか、出す必要性を考えたら、なにを明確にしなければいけないのかということがわかるはずです。出す意味がないような内示なら出す必要はありません。なぜ公式文書を出す前に出す必要があるのか、その点を理解した上で作成するといいでしょう。

 

病気療養による退職届の書き方

仕事をしていると、どうしても体調を崩してしまい、無理をすることもできないので退職することになってしまった、ということもあります。そのようなときには、きちんと病気のことや退職...

出席の返信はがきの書き方

結婚式の案内状を受け取ったら、出来るだけ早いタイミングで変身をするというのが大切なマナーと言われています。色々な形で結婚式を行う人が最近はいるものですが、時には海外でお式を...

給与所得者の扶養控除等(異動)申告書の書き方:妻

  1.給与所得者の年末調整について 2.控除申告書の書き方について 3.封筒の書き方   給与所得者の年末調整につ...

裁判所提出用意見書の書き方

裁判所提出の意見書の書き方ですが、例文を交えつつ見て行きましょう。なかなか裁判所提出の意見書を書く機会などありませんからどのようにして書けばいいのか、何を書けばいいのかわか...

質問の言葉の例文と書き方

質問の言葉には、相手への思いやりが必要です。まずは、相手の気持ちになって、考えてみましょう。   ・いつ質問したら、相手の負担にならないでしょうか。 &...

減額申請書の通知の書き方

所得税の予定納税は毎年7月末が納期限となっており納付が義務づけられていますが、いかなる事情で金銭的にピンチになるかは予測がつきません。もし金銭的なピンチに遭遇したとき、所得...

上司に対する反省文の書き方・例文

会社員として仕事上でミスを犯したり、その他の様々なことで反省文を書かなければいけないことがあります。反省文を書くことになったけど書き方が分からないという人のために書き方につ...

ものづくりの助成金の申請の書き方

日本にある企業のうち中小企業の占める割合は99.7パーセント、また中小企業で働く人は70パーセントと言われており、経済大国といわれる日本の経済を支えているのは中小企業で...

軽自動車届出済証返納済確認書の書き方

  1.軽自動車届出済証返納届とは 2.軽自動車届出済証返納済確認書とは 3.軽自動車届出済証返納届の書き方 4.中古バイクの購入時の注意...

反省文(万引き/生活)の例文とマナーと書き方

値段の安いものを盗んだ場合でも、値段が高い物を万引きした場合でも罪の大きさは同じです。例をあげますと、近所にあるお菓子屋さんなど、つまりこどもがいくようなところに、それほど金額がた...

スポンサーリンク