支払調書の書き方

1.支払調書とは
2.記入の前に
3.支払調書の書式と注意事項
4.記入項目

支払調書とは

支払調書とは個人事業主がその仕事に対して報酬や料金等といった金銭の支払いを受けた場合に発行される書類で、発行は個人事業主に報酬などを支払った企業が行います。同様の書類に源泉徴収票がありますが、支払調書はそれとは異なる書類で、書き方も違います。

支払調書の中には源泉徴収した税金額も記入されていますが、源泉徴収票は企業が従業員等に対して記入、発行するものなので、確定申告等で提出する際に混同しないよう注意が必要です。通常、企業勤めの人であれば、年末調整といってその年の所得等についての確認があります。

しかし個人事業主にはそれがないため、自分で確認を行わなくてはなりません。その際にいつ、どのような報酬が発生したのかという証明に支払調書が必要なのです。特に源泉徴収した金額が記載されている支払調書は重要です。

源泉徴収は本来その年に支払うべき税金の一部を、明記された金額だけ先に支払っていることを意味します。もしある支払調書に源泉徴収として1万円が記入されており、それを発行された個人事業主の支払うべき税金が10万円であった場合、確定申告の際に支払うべき金額は9万円となるのです。

支払調書があることによって、確定申告時に決定する税金額が軽減される重要書類と言えます。支払調書は発行が義務付けられているものではありませんが、発行する以上ミスは許されません。取引している個人事業主のためにも、正しい書き方で支払調書を作成しましょう。

記入の前に

支払調書を実際に作成する前に注意点があります。まずは、税に関する法律の確認です。税務署では給与所得の源泉徴収票等の法定調書の作成と提出の手引という案内を提供していますが、税法は変わることがあるので毎年案内は確認、取得してその年の書き方を学ぶ必要があるのです。

数年にわたって個人事業主と取引をしていれば、その分支払調書も記入して経験があるかもしれませんが、法律の変更で数値の計算や記載すべき項目の内容などが変化しますから、同じように書けばいいと判断せず、必ず案内を見てください。また法律とは関係なく気をつけるべきこともあります。まず金額は全て税込みで記入します。

企業であれば、経理はパソコンソフトなどで自動的に行っているため、記入自体は容易です。しかし、その金額表示を税込みで表示していない場合、そのまま書き写すと支払調書としては受理されません。

実際に確定申告で使うのは個人事業主の方ですが、きちんと税込み表示に直して発行してあげましょう。ところで確定申告の該当範囲は、基本的には確定申告日の前年度の1月1日から12月31日までですが、支払調書として発行するのは12月31日に未払の報酬も含みます。

支払うことが決まっている金額に関しては、支払い自体が済んでいなくても記入しなければいけません。支払調書には未払用の項目が別途あるので、支払い済みと未払とで分けて集計するようにしておくと記入が楽です。

最後に、支払調書は複数部作成することも忘れてはいけません。個人事業主に提出するものだけではなく、条件によっては企業側からも税務署に提出する必要が生じます。条件を確認し、該当する場合は最低でも2部作成してください。また万が一のトラブルを踏まえ、自社保管用として1部残しておくことも有効です。

支払調書の書式と注意事項

具体的な記入方法に入ります。まず書式ですが、パソコンやワープロで打ったものが望ましいです。会計でパソコンソフトを用いている場合は、それを引用することになるので自動的にパソコンになる企業が多いですが、手書きの場合数値が読みにくいなどの問題が発生する可能性もあります。

また支払調書をパソコンで作成し、インターネットを介して税務署に送付する手段もあるため、わざわざ印刷して税務署に出向く手間も省けるのです。提出期限が間近であっても、インターネットであれば即座に送付することもできます。

支払調書には報酬や料金、契約金の支払いだけではなく、不動産の使用、譲り受け、売買、貸付や斡旋によって発生した金銭も含まれます。それぞれ書き方が異なるので、報酬以外にも支払調書を記入する場合は同一にしないように注意です。

また同じ報酬でも、どのような立場の人に支払うのかによって条件があります。例えば交員、集金人、電力量計の検針人、プロボクサー、ホステスやコンパニオン、そして広告宣伝のための賞金に対して支払調書を発行する場合、同一人物に対して支払う金額の合計が50万円を超えていること等が発行範囲です。

個人事業主がどのような人なのかによって、いくら以上の報酬なら発行しなければいけないのかが変わってきます。もし支払調書提出後にミスが発覚した場合は、訂正と再提出が必要です。まずミスのあった支払調書と同一のものを再度作成し、右上部分の余白に無効の文字を赤書きします。

さらにもう一部、今度はミスを訂正したものを作成し、こちらは右上余白に訂正文と赤書きして双方を提出するのです。自社用に1部残しておくと良いのは、無効分を改めて作成する手間を省くためでもあります。

記入項目

支払調書に設置すべき項目とその書き方を説明します。まず支払いを受けるものとして、契約している個人事業主の方の氏名もしくは法人名とその住所を記入します。屋号のみの記入は受け付けられないので注意です。

住所は支払調書作成時点での住所を記入してれば良いので、確定申告までの間に個人事業主が引越しした場合でも変更する必要はありません。次に区分です。これは報酬がどのようなものであるのかを完結に表すもので、原稿料、印税、講演料、教授料、著作権使用料、出演料、契約金などのように書いてください。

また印税に関してのみ、書きおろし初版印税かその他の印税かも併記します。次は細目です。こちらも区分によって何を書けばいいのかが異なります。例えば印税の場合書籍名、原稿料ならば支払い回数、出演料ならば出演作品、教授料ならば指導した講義名という具合です。その次が支払い金額です。

先述したように、未払の金額であっても、支払いが確定しているのであれば細大漏らさず全て記入します。また支払調書を作成している時点での未払金額の場合は、各項目の上段に内書きで示します。次が源泉徴収税額です。

源泉徴収するべき所得税もしくは復興特別所得税の合計金額を記入しますが、もし支払い金額に未払のものがあり、かつその中からも源泉徴収する場合は、未徴収金額として内書きします。未払金額があっても、徴収は行われていれば問題ありません。

また災害被害によって税金徴収に猶予が与えられている人に対しては、その分の税金は含めずに記入する必要があります。次に括弧書きで摘要の項目です。診療報酬があり、それが個人事業主当人ではなく家族の診療分である場合は、金額の頭部に家族の文字を四角い枠で囲んで記載します。

また先述した災害による税金の猶予がある場合は、災の文字を丸で囲んで表示し、その金額を続けて記入します。さらに、区分が広告宣伝だが、報酬は金銭ではない場合、その旨と報酬にしたもの、例えば図書カードなどの金券類、家電製品などの物品名をこの欄に付記します。

そして個人事業主が源泉徴収の免除証明書を提出している、もしくはその他の理由で法律上源泉徴収を要しない場合はその旨を記載します。最後に支払者の項目です。支払った方あるいは企業の名称と住所、電話番号を記入します。

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