企業のメールのインタビューの書き方

企業を相手とするビジネスのメールでのインタビューの書き方について解説します。

1.挨拶について
2.インタビューの趣旨を記す
3.インタビュー本文
4.回答方法は３つある

挨拶について

まず、メールの冒頭に「謹啓」「拝啓」や「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」「平素は格別のご愛顧を賜り厚くお礼申し上げます」などの挨拶文を入れるかどうかは、質問者とインタビュー相手との関係性、また、相手企業の社風や、先方担当者のキャラクターにもかかわることなので、

その都度、適切と思える方向性を判断して選び取りましょう。時候の挨拶やインタビュー受諾の御礼などを忠実に書き記す書式が「失礼なく望ましい」とされる企業もあれば、逆に、形式的な挨拶は抜きにして、早めに用件の本題に入る、要領を得た簡潔なメールが好ましいという企業もあるだろうからです。

インタビューの趣旨を記す

あなたが行うインタビューの目的は何でしょうか？「業界誌にその方のインタビュー内容を特集記事として掲載するため」とか、「見解の分かれるテーマや事象について、その世界の第一人者の意見を拝聴するため」とか、あるいは、

「双方にとって効果的なビジネスを促進していけるよう、相手のニーズを詳細に理解するため」など、インタビューを行うからには明確な目的があるはずです。その目的を、あらかじめ相手に明示しておくのです。これを相手に理解し、

承諾してもらうことは、インタビュアーとしてインタビューを始める前に当然踏むべき手続きであると同時に、その後のインタビューをスムーズに進めていくための布石ともなります。次に、質問の概略について、まず冒頭で整理して提示しておきましょう。

とりとめのない質問が延々と続くと、回答者の回答モチベーションが低下します。インタビュアーが何を聞きたくて、それをどのように構成して質問を列挙しているのか、アウトラインをあらかじめ示しておくのです。

インタビュー本文

質問項目は「簡潔」「公平」を心がけるようにしましょう。「簡潔」というのは、くどくどと説明調にしない、ということです。ビジネスの世界では、「効率の良さ」が尊ばれます。それはインタビューにおいても変わりないのです。

また、「公平」というのは、質問者の価値観を一方的に押し付けるかのような主張の込められた質問をしない、あるいは、答えを誘導するかのような意図の見え隠れする質問はしない、ということです。質問の文章については、それ読む人がスムーズに、つまずくことなく文章を読み進められるよう、

「です・ます」調ならば質問文をすべて「です・ます」調で統一し、「だ・である」調であれば、質問文をすべて「だ・である」調で統一させましょう。これはインタビューメールに限らず、ビジネスメール全般に言えることですが、こうしたベーシックなルールをきちんとクリアしておかないと、

回答者の質問者に対する信頼が揺らぐものとなります。また、質問の趣旨が明確に伝わるよう、質問文の最後が切れのある疑問形で終わっているかどうかを、常に確認しましょう。「切れのある疑問形」とは、すなわち、「文末に『？』を付けてもおかしくない文章」ということです。

たとえば、アーティストや文筆家相手のインタビューにおいては、あえて意図的に、捉えどころのない曖昧な質問や、雑談のような質問を投げかけてみることで、相手の知られざる深層をうまく掘り下げていく、というインタビュー手法もありますが、

リアルなビジネス社会に生きる企業の担当者相手のインタビューでは、そうしたいわば“趣きのある、優雅な、文学的な”インタビューというのは求められていないのです。相手に失礼のない程度に、単刀直入に、端的に、質問の趣旨の核心に迫るほうがよいでしょう。

回答方法は３つある

まずは、完全な「自由記述式」です。その名の示す通り、質問に対する答えを、回答者に自由な文章として書いてもらう方法です。回答の字数については、具体的に「何字まで」と指定する手法もありますし、質問者の方からあらかじめ回答例を挙げておくことによって、

回答の字数ボリュームのイメージを回答者につかんでもらう手法もあります。第二に、「選択肢式」です。回答の候補をいくつか提示し、その中から回答者が回答を選べるようにする方法です。回答を選択肢として絞り込むということは、回答の範囲を限定するということですから、

選択肢には必要十分な幅を持たせる必要があります。回答者が「自分の考える回答が選択肢の中にないではないか！」と戸惑ってしまうことのないようにします。ぜひ、フラットな他者に、あなたが考え出した設問と選択肢を検証してもらい、選択肢の設定に漏れがないか、確認しておくことをお勧めします。

そして第三に、「○×（マル・バツ）式」または「ＹＥＳ／ＮＯ」式です。質問に対し、「○」か「×」、または「ＹＥＳ」か「ＮＯ」かで答えてもらう方法です。自由記述などに比べ、回答者の負担は軽減される一方、回答が２択からしか選べず、回答者の意思を確実に拾い取ることができるかどうかには、慎重な判断が求められます。

「質問項目はいくつくらいが適切なのか」については、質問の内容や難易度、上記の回答方法次第ともなりますので、一概に「いくつまで」と決めることはできません。ただし、一般的に言って、メール本文での質問ならば、「あまり画面をスクロールしなくても質問全体が一瞥できる」程度におさえるべきですし、

添付の別紙で行うならば、用紙数枚程度で済ませられるようにしましょう。質問項目をよく精査し、同内容の質問が繰り返されるようなことはあってはなりません。最後に、インタビューへ回答いただいたことに対する、お礼の言葉を入れることを忘れないようにしましょう。

先方の貴重な時間をいただいたことに対する感謝の辞を盛り込むのです。また、インタビュー結果をどこかに公表・公開する場合には、いつ、どのような媒体に公表・公開するのかを明らかにしましょう。もしも回答者の回答を質問者が要約する場合には、回答者の回答の趣旨を損なったり、逸脱したりすることのないよう、配慮が必要です。

場合によっては、回答者に「このような要約でよいでしょうか」と、事前に確認を求めておけば、見解の齟齬をきたすこともなくなります。「インタビューメール」といえども、企業相手のメールならば、ビジネスのメールと変わりありません。あなたの「ビジネス力」を存分に発揮させて、効果的なインタビューメールを作成してください。

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