経緯書の書き方

1.速やかに関係取引先に連絡する
2.発生原因を調べ、逐一報告する
3.経緯書の書き方と作成について
4.今後について再発防止策等も記載する

速やかに関係取引先に連絡する

企業においてはトラブル発生により、事情を取引先企業に知らせなければいけない事態になることがあります。例えば商品発注元から依頼されて生産した商品のうち、一部を盗難されるケースが発生したとします。こういった場合は速やかに事情を連絡するとともに、書面やメールでも状況を速やかに知らせることが大切です。

商品発注元の会社は生産メーカーから仕入れた商品を販売する計画を立てていますので、その計画に狂いが生じる事態になった際はとりあえず早急に一報を入れなければいけないのです。この時点では経緯書を出す状態ではありませんが、先々に経緯書を書く際に第一報を伝えた日時も記入が必要になりますので、時間帯等も控えに残しておくと良いです。

発生原因を調べ、逐一報告する

盗難という事態が発生した場合、発注元が考えるのは生産メーカーがどういった商品管理をしているのかという点です。生産メーカーが出荷した後の盗難でしたら責任は運送会社のなるのですが、出荷前なら明らかに責任は生産メーカーにあると言わざるを得ません。従って盗難が発生した原因を調査し、

発生した時点の状況を確認しなければなりません。発生した時間帯や普段の商品出荷の際の段取り手順、外部の人間が出入り可能かどうかといったことまでを状況把握して発注元の取引先に知らせなければなりません。このような場合、商品発注元の販売会社の発注担当者は自分の斜内で営業部隊から、

状況の把握をするように言われていて、心理的にも落ち着かない状態なのです。自分が発生現場に出向いて確認できればいいのですが場所な時間的に無理な場合、生産メーカーからの報告を待つしか状況把握の手段がないからんです。従ってそういったことも考慮して盗難の被害に遭ったメーカーは逐一状況の報告をする義務があるのです。

経緯書の書き方と作成について

状況の把握が進めば経緯書を書いて取引先に提出する必要があります。書き方としてはまず発生した日時を記載しなければいけません。それと発生した場所です。それらを記載した後、発生した事態の状況の内容を記載します。内容を書く際は受け取った側が理解できるような書き方を考えて作成しなければなりません。

この際、作り手側には常識的な内容でも、受け取った側にはわかりにくい場合もあるのです。商品の盗難の場合、商品の品番を書くのですが、この品番を正式品番で記載することが常識ですが、作り手側は材料品番や自分の会社で管理しているナンバーや名称で記載してしまう場合があります。

このような紛らわしい表現で経緯書を作成しても、受け取った側は不快に思ったりすることもあるので注意が必要です。また、起こった状況を時系列に記載する場合、自分の会社に火がない書き方をする際も注意が必要です。「いつも行っているやり方で出荷をしようとしたら気が付いたら商品がなくなっていた」

といった無責任な表現はしない方がいいのです。こういった表現で書くと次回から発注メーカーはその会社に発注することを怖がってしまいます。信用を無くすのは簡単で、一度こういった事態を招くと過去の長い取引も水の泡になってしまいます。

従って、「長く同じ出荷体制でやっていましたが今回弊社の管理体制の甘さから盗難による商品の紛失という事態を招いてしまった」といった表現にしておく方がいいのです。前者の文章に比べ、後者の文章の方が謝罪の気持ちが見える文章だと言えます。

今後について再発防止策等も記載する

発生してしまった事態の経緯もさることながら、経緯書には今後の対策も記載するようにしなければなりません。商品の出荷を頻繁に行うメーカー等ですと、盗難の翌日に出荷作業が必要なこともありますので、すぐに対策を立て、実行して再発を防がなければならないのです。

盗難発生から数日たって経緯書を提出するような場合は、既に対策を立てて実行隅の場合もあるでしょうから、そのこともきちんと記載しておくと発注元のメーカーも安心します。同じ失敗を2度やってしまうと取引停止を申し出てこられることもありますので、再発防止策も万全なものにしなければならないのです。

また、経緯書を書くような事例は他にもありますが、本紙書面だけで書ききれないような場合、別紙を付けて作成するようにすればいいでしょう。その際には経緯書の本文内に、「詳細は別紙資料をご参照ください」というコメントを添えておけばいいのです。

別紙資料は新たに作成しなくてもいつも使っている社内資料のコピーでも十分です。開示できる限りは情報をオープンにして、経緯を分かりやすくする努力も大切なのです。また、経緯書には必ず社名を入れますが、その企業の上層部の人間が目を通して捺印したものにしなければなりません。

その場合、会社の規模にもよりますが必ずしも社長である必要はありません。その部門の担当躍進であるとか武将であっても良いです。ただし、会社の重職につく人の確認も終えた文書として取引先に提出することが大事であることを覚えておかねばなりません。

こういった経緯書は郵送で送ることはせず、直接謝罪の意味も込めて足を運んで説明する場合が多いですが、このような場合も会社の上層部の人間も必ず同行するようにしなければなりません。そうすることによって取引先企業を安心させる効果があります。

企業と企業が取引を行う際、取引基本契約が蹄鉄されますが、その契約書の中にも突発事項発生の際には速やかに報告するといった条項が含まれている場合が大半です。従って報告を行ったり間違った報告をしたりすることはこの契約書違反となってしまいますので、

注意が必要です。企業と企業が長く良好な関係を保っていくためにはお互いの努力が不可欠なのです。長く取引をしていると突発事項も起こることがありますが、そういった際も適切な対処を行い、

それをきっかけにしてさらに取り組みを強化していくような関係を続けていければ最高の形と言えるでしょう。社員一人一人がそういった認識を持って行動すれば、そういった強固な取り組みも可能なものとなってくのです。

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